Hoje abordaremos um tema muito popular entre empreendedores e empresários: a automação comercial.

Além da necessidade natural do controle de toda empresa, as tecnologias Fiscais exigem um trabalho minucioso sobre suas operações e as cerca para garantir a arrecadação de impostos.

Muitas pessoas buscam a automação comercial simplesmente pela obrigação imposta pelo Fisco, fazendo com que ela seja vista como burocracia e custo, deixando de lado (ou sem saber) as vantagens e benefícios que a tecnologia pode oferecer.

Quando ainda não usava a tecnologia o Fisco poderia levar semanas ou meses para obter dados e resultados de movimentações de uma empresa.  Com o uso da tecnologia o Fisco hoje pode ter resultados em segundos, bastando acessar o sistema Fiscal.

Toda essa modernidade foi implantada a partir do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) que utiliza de meios tecnológicos para obter, processar, armazenar e filtrar os dados dos contribuintes. Programas como a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e o Sistema Autenticador Transmissor (SAT) auxiliam na obtenção de rápidos resultados: Ao comprar seu fornecedor emite uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) de venda, assim declarando essa transação comercial; Ao vender você emite um Cupom Fiscal Eletrônico (CFe-SAT) ou NFe,  também informando ao Fisco sobre essa operação. A partir disso o sistema Fiscal tem condições de saber sobre suas compras, estoque e vendas.

Iremos mostrar que muito além da burocracia, os sistemas e equipamentos de automação podem trazer inúmeros aliados. Conheça 10 motivos para automatizar seu negocio:

1 - Aumente a segurança fiscal:

Se antigamente para ser autuada sua empresa precisaria receber uma visita de um fiscal que demoraria dias para achar algum problema, hoje o esse sistema tem condições de disparar um alerta ao fiscal sobre uma possível irregularidade.

Automatizar sua empresa minimizará as chances de erros em registros fiscais. Poucas pessoas se deram conta de que o trabalho do contador antes da modernidade fiscal era levar as informações de sua empresa para a contabilidade e fazer manualmente as escriturações. Após a modernização o contador passou a atuar como um consultor em sua empresa, orientando como usar corretamente seu sistema de automação pois toda a escrituração sai pronta dele.

2 - Iniba ou elimine fraudes e perdas:

Um sistema de automação permite o emprego de controles automáticos que previnem fraudes, perdas e desperdícios. As movimentações mostrarão resultados imediatos que servem para a validação dos registros.

A maioria dos controles que faz uma empresa necessita do cruzamento de dados e resultados. Um sistema pode fazer isso muito bem pois contém todas as informações necessárias para que o administrador possa realizar suas análises e rastrear o destino de recursos, identificando rapidamente um problema ou uma oportunidade de economia.

3 - Facilite e padronize as operações:

Facilite operações automatizando-as. Entradas podem ser feitas a partir da NF-e do fornecedor, as saídas com a emissão da NFe  ou CFe-SAT , os recebimentos em qualquer tipo são associados às vendas e tudo isso consolidados em relatórios completos de gestão financeira, vendas, desempenho de vendedores, despesas, contas à pagar, receitas, contas à receber, quantidade em estoque etc.

A padronização resulta na melhor organização de dados estratégicos da empresa, o que interfere diretamente na qualidade e eficiência dos trabalhos, bem como nas futuras decisões administrativas de forma rápida e com menos riscos.

4 - Reduza custos e aumente a produtividade:

Automatizar processos em sua empresa elimina a necessidade de mão de obra para processos manuais, fazendo com que seus funcionários possam melhorar a produtividade atendendo a uma demanda maior de trabalho sem que seja necessário redimensionar a equipe.

Você pode crescer sem ter de investir ou pode enxugar seus custos com funcionários automatizando seu negócio.

5 - Reduza chances de erros e aumente a qualidade

Errar é humano, certo? E esta é exatamente a vantagem de automatizar sua empresa com máquinas e softwares, que ao contrário, não erram.

As questões pessoais que podem variar entre seus dias de trabalho, fazendo com que as chances de erros em suas atividades seja variável. Não adianta medir a qualidade de um serviço de um indivíduo pois existem muitas questões que podem mudar o cenário.

Automatizar sua empresa diminuirá drasticamente as chances de erros em processos e aumentará a qualidade das atividades executadas, contribuindo com sua gestão.

6 - Ganhe precisão nas estatísticas e resultados:

A automação oferece uma base de dados consistentes e centralizados, que permitem que você os utilize para a melhor gestão de sua empresa.

Elimine os controles paralelos em papéis e planilhas de Excel, que guardam dados que são difíceis de serem cruzados e que são tão importantes para suas decisões comerciais.

7 - Tenha clientes mais satisfeitos:

Com a ajuda da tecnologia sua empresa diminui o tempo de atendimento e respostas às demandas dos seus clientes. Isso reflete diretamente em sua relação com eles. Os clientes ficarão satisfeitos com seus diferenciais e você com sua rentabilidade.

Além de receber atendimento ágil, o cliente se satisfaz em saber que sua empresa possui padrões organizacionais e usa a tecnologia para gerir seus negócios. Não é a toa que a cada dia mais empresas buscam a padronização e selos de qualidade como os do conjunto de normas ISO900.

8 - Obtenha Inteligência de negócio:

O banco de dados do sistema de automação fornece a possibilidade de inúmeros relatórios necessários para a análise do resultado e viabilidade do negócio. Visualize de maneira consolidada todas as suas informações, podendo até optar pela utilização de um software e técnicas de B.I.

Tenha disponibilidade e ferramentas para analisar seu negócio e tomar decisões estratégicas.

9 - Ganhe escalabilidade:

Com a gestão tecnológica e os processos operacionais automatizados, seu negócio passa a funcionar sem que seja necessário sua atuação na execução. É como uma máquina funcional que lhe dará tempo para fazer a gestão de seu negócio. Você pode facilmente expandir seu faturamento ou até mesmo controlar mais de uma unidade através dos meios tecnológicos.

Que tal abrir controlar suas franquias de onde quer que esteja?

10 - Tenha vantagens competitivas:

Diante de tantos aspectos positivos sua empresa ganha vantagem competitiva, pois a tecnologia ajuda na agilidade e controle de todos os processos, desde a compra até o recebimento.  Com seu planejamento você pode aumentar a competitividade de seu negócio em relação aos concorrentes que não fazem gestão.

 

Deixo aqui uma reflexão:

Você acha que os empresários das grandes marcas de sucesso como McDonald's e Coca Cola já visitaram todas as unidades de suas empresas? Obviamente não.

Como empresas de capital aberto funcionam e são rentáveis? Como as franquias controlam seus faturamentos?

A resposta é simples: automatização.

 

Aproveite o melhor que a tecnologia tem a oferecer, ou não tem motivos suficientes? Automatize seu negócio!

Saiba mais sobre automação lendo nosso post Mas o que é automação?

 

 

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